Большинство задержек при оплате зарубежному поставщику возникает не из-за санкций и не из-за банка, а из-за документов: не сходятся реквизиты, в инвойсе нет обязательных полей, контракт не поставлен на учёт. Разбираем полный список и требования к каждому документу.
Базовый комплект
1. Инвойс (Invoice / Proforma Invoice)
Главный документ платежа. В нём обязательно должны быть:
- номер и дата;
- полное наименование продавца и покупателя латиницей, адреса;
- банковские реквизиты получателя: номер счёта (IBAN или Account Number), SWIFT/BIC банка, название и адрес банка;
- описание товара или услуги, количество, цена за единицу;
- итоговая сумма и валюта платежа;
- условия поставки (Incoterms) и ссылка на контракт.
Проформа-инвойс используется для предоплаты, обычный инвойс — для оплаты по факту отгрузки. Для банка оба варианта равнозначны как основание платежа.
2. Внешнеторговый контракт или спецификация
Контракт нужен, чтобы подтвердить характер сделки. Что в нём должно быть:
- предмет договора, номенклатура товара;
- цена и общая сумма контракта;
- условия и сроки поставки;
- порядок расчётов — предоплата, постоплата, частями;
- реквизиты и подписи сторон.
При небольших разовых закупках иногда обходятся спецификацией или подписанным инвойсом, если в нём прописаны условия сделки. Но при регулярных поставках контракт обязателен.
3. Реквизиты получателя
Отдельно и в точности как в инвойсе. Малейшее расхождение в названии компании — самая частая причина возврата.
4. Документы вашей компании
Карточка организации с реквизитами, при работе через агента — подписанный агентский договор.
Постановка контракта на учёт
Раньше это называлось «паспорт сделки», сейчас — постановка на учёт в уполномоченном банке. Пороги установлены инструкцией Банка России № 181-И:
| Тип контракта | Сумма | Что требуется |
|---|---|---|
| Импорт товаров и услуг | от 3 млн ₽ | Постановка на учёт |
| Экспорт | от 10 млн ₽ | Постановка на учёт |
| Любой контракт | до 600 тыс. ₽ | Документы можно не представлять, достаточно сведений о коде операции |
Сумма считается по всему контракту, а не по одному платежу: если контракт на 5 млн рублей, а платите частями по 500 тысяч — на учёт ставить нужно. Дробить контракт, чтобы обойти порог, — плохая идея: это признак схемы, банк такое видит.
Что проверяет валютный контроль
Банк как агент валютного контроля смотрит на три вещи:
- Обоснованность. Есть ли документ-основание (инвойс, контракт) и соответствует ли ему сумма платежа.
- Соответствие реквизитов. Получатель в платёжке = получатель в инвойсе.
- Сроки репатриации. При импорте с предоплатой вы обязаны получить товар или вернуть деньги в срок, указанный в контракте. Если товар не пришёл и деньги не вернулись — это нарушение статьи 15.25 КоАП со штрафом.
Поэтому в контракте важно указывать реалистичные сроки поставки с запасом. Если поставщик задерживает отгрузку — оформляйте дополнительное соглашение о переносе срока до его истечения, а не после.
Из-за чего отказывают чаще всего
- Расхождение в названии получателя — лишний пробел, точка, другая организационно-правовая форма.
- Платёж третьему лицу. Поставщик просит перевести «на другую нашу компанию» или на счёт физлица. Для валютного контроля такой платёж необоснован: получатель не совпадает со стороной контракта.
- Нет описания товара в инвойсе. Формулировки вроде «for services» без конкретики вызывают вопросы и у банка, и у комплаенса получателя.
- Назначение платежа не соответствует контракту. В назначении должна быть ссылка на номер и дату инвойса и контракта.
- Контракт не поставлен на учёт при превышении порога.
- Получатель в санкционных списках. Проверяется до платежа — по спискам OFAC, ЕС, Великобритании. Если контрагент под санкциями, платёж не пройдёт ни по какому каналу.
Чек-лист перед отправкой платежа
- Инвойс содержит все обязательные поля и ссылку на контракт
- Название и реквизиты получателя сверены с оригиналом инвойса
- Сумма платежа не превышает сумму по контракту
- Контракт поставлен на учёт, если сумма выше порога
- Срок поставки в контракте реалистичен и ещё не истёк
- Получатель проверен по санкционным спискам
- В назначении платежа указаны номер и дата инвойса
Коротко
Комплект документов для международного платежа несложный: инвойс, контракт, реквизиты. Проблемы возникают в деталях — расхождение в названии получателя, платёж третьему лицу, пропущенная постановка контракта на учёт. Проверяйте реквизиты в оригинале инвойса и следите за сроками репатриации.
Мы проверяем комплект документов до платежа и проводим комплаенс получателя за 30–60 минут — пришлите инвойс на проверку, скажем сразу, всё ли в порядке.